Sådan sætter du dit første ledelsesteam i en early-stage startup

👋 Hej, jeg hedder Thomas og velkommen til mit newsletter 🤩 Cirka 1-2 gange om måneden skriver jeg om at bygge, vækste og skalere startups 🌱 ... og det er 100% gratis 😉

Lige hurtigt inden vi starter: Kender du SaaS founders & CEOs, der har brug for sparring på deres growth strategi?

Jeg prøver nemlig noget nyt: ‘Open Door’ sessions, hvor SaaS founders & CEOs kan booke 45 min i min kalender og sparre på alt omkring deres growth strategi.

Til formålet har jeg åbnet min kalender onsdag den 21. & 28. juni, hvor jeg har afsat hele dagen til disse ‘Open Door’ sessions 👇

Q: Jeg har en early-stage startup og skal til at sætte mit første ledelsesteam. Hvordan gør jeg?

Der er meget på spil, når du skal sætte dit første rigtige ledelsesteam i din early-stage startup.

… og er du gået funding vejen kan dit ledelsesteam være et kritisk element i at kunne rejse din næste investering:

På pre-seed og seed stadiet er der primært forventninger til og fokus på founder teamet. Men i serie A begynder der at være fokus på og forventninger til, at du har fået etableret et stærkt ledelsesteam, der støtter op om founder teamet og er i stand til at lede organisationen:

“Exceptionelt ledelsesteam på plads til at støtte op omkring stifterne på tværs af funktioner og de har bevist en evne til at tiltrække talent og lede organisationen.”
- Kenneth Dambo, Dreamcraft Ventures

Det er formentlig en af de sværeste opgaver som founder i en early-stage startup, når du skal sætte dit første ledelsesteam: én dårlig ansættelse kan være utroligt dyr i både kroner/ører og spildt tid, men i særdeleshed også i forhold til din kultur.

Derfor har jeg hevet fat i Hans-Kristian Bjerregaard - der i 2011 stiftede Clerk.io med nu 150+ ansatte - og spurgt, om han ville skrive en handlingsorienteret og praksisnær artikel om emnet, baseret på hans egne erfaringer de sidste +10 år.

Ydermere lancerede han tidligere i år ‘people success’ platformen Workjoy.co, hvor han gør ledelse nemmere for startups.

Hvis du ellers er klar, så snup en kop kaffe og lad os dykke ned i det ☕️

Enjoy! 😎

Når jeg ser tilbage på de sidste ti år med Clerk,io, har en af de mest definerende beslutninger for virksomheden været, da jeg satte mit første ledelsesteam: det har defineret kulturen, jargonen, fokus, retning og stort set alt andet siden.

Samtidig var det også en af de sværeste og mest tidskrævende opgaver, hvor jeg samtidigt famlede i blinde.

Dengang hørte jeg et råd utallige gange: ansæt erfarne ledere.

Det har jeg nu prøvet af flere omgange og min oplevelse er, at det sjældent går godt - og i særdeleshed ikke i en early-stage startup af to årsager:

1. Budgettet er sjældent til at ansætte top 10% - du får derfor muligvis erfaring, men ikke nødvendigvis kvalitet.
2. At skulle etablere den første struktur i en early-stage startup, er en meget unik ledelsesopgave, som de færreste rent faktisk har prøvet.

Tro mig, jeg har prøvet det hele med Clerk.io - på både godt og ondt 😅

Den perfekte formel for at ansætte dit første ledelsesteam findes næppe. Men jeg har gennem tiden udviklet et framework/proces, der gør, at jeg nu rammer mere plet end jeg nogensinde før har gjort.

Målet for mig med denne artikel er derfor, at give dig noget handlingsorienteret og praksisnært, du rent faktisk kan bruge til at ansætte dit første ledelsesteam i din early-stage startup. På den måde håber jeg, at øge sandsynligheden for at du rammer plet første gang.

Her er min opskrift til at sætte dit første ledelsesteam:

1. Gør det lettere for dig selv at lede
2. Øv dig på freelancere
3. Sæt virksomhedens arbejdsrytme
4. Ansæt ‘leaders of one’
5. Ansæt internt (og til nøds eksternt)

1. Gør det lettere for dig selv at lede

Det lyder muligvis kontraintuitivt at starte med dig selv. Men en fejl jeg selv måtte erfare (og ofte ser andre lave) er, at når noget bliver svært, så ansætter man en til at løse det.

Min personlige erfaring er, at det virker 1 ud af 10 gange. Oftest ender den nyansatte leder med at kæmpe mindst lige så meget, da de ikke kender forretningen. Derudover er det mangel på eget lederskab, da det ofte sætter din nye leder op til at fejle. 

Det er klart en af de fejl, jeg oftest har lavet og krummer tæer, når jeg tænker tilbage på det i dag. 

Er teamet derimod let at lede, er det markant nemmere at finde den rette leder og samtidigt øge vedkommendes sandsynlighed for at blive en succes.

Helt konkret vil jeg anbefale, at du starter med at samle alle de opgaver du har i bunker. For eksempel har jeg i dag - hvor jeg skriver denne artikel - samlet alle mine content opgaver de næste 14 dage på én dag, hvilket udmønter sig i en håndfuld artikler og videoer om Workjoy.

Gør det samme med alle dine opgaver, der kan grupperes som eksempelvis bogføring, udvikling, marketing, lead gen / prospecting, etc.

Når de er samlet og grupperet, fokuserer du på at optimere hver gruppering: hvordan kan det automatiseres og gøres simplere eller skal noget dokumenteres, så andre kan udføre opgaven.

På den måde gør du dine egne arbejdsgange og din virksomhed simplere og dermed lettere for dig selv og nye ledere at lede.

Hvis du gør ovenstående, vil du formentlig opleve det samme, som jeg gjorde:

• Du har købt dig en masse tid, før du behøver ansætte en leder.
• … derfor kan du formentlig tilbyde en bedre kompensation, når tid er = du har råd til mere kvalitet i ansættelsen.
• Udover at du har gjort det nemmere for dig selv at lede virksomheden, er det også markant nemmere for din nye leder at komme ind og fokusere på det mest værdiskabende fra start.

2. Øv dig på freelancere

I Clerk.io’s spæde start, var jeg alt for hurtig til at ansætte. I dag starter jeg altid med freelancere, da jeg har fundet ud af, at det er den letteste måde at få testet sine lederevner på et givent område.

Det skyldes, at freelancere typisk er selvstændige med korte kontrakter. Derfor er de nødsaget til at være bedre til selvledelse og det burde derfor være nemmere for dig at lede en freelancer end en almindelig ansat.

Kort sagt: Kan du ikke finde ud af at delegere succesfuldt til en freelancer, kan du ikke delegere til en medarbejder - heller ikke en leder.

Så øv dig på freelancere - det er federe end du tror.

Min anbefaling er, at du starter med at uddelegere alt det generiske i din forretning, der ikke har direkte kundekontakt.

Når du mestrer at lede freelancere, kan du opgradere til ansatte og nye ledere 😉

3. Sæt virksomhedens arbejdsrytme

En ting jeg i sin tid ikke forstod var, hvor vigtigt det er at sætte ‘virksomhedens arbejdsrytme’ som leder.

Meget af det kaos jeg oplevede i starten af Clerk.io, bundede i, at jeg lod folk arbejde som de ville og altså ikke fik sat en fælles arbejdsrytme.

Det kan lyde lidt abstrakt, så her er et eksempel på den arbejdsrytme, der fungerer for mig:

• Ingen interne møder eller beskeder de første tre timer af dagen: Det værste man som leder kan gøre, er at spilde sit teams tid. Derfor har jeg gjort formiddag til fokustid. Min personlige oplevelse er, at hvis du ikke beskytter dine ansattes tid, ender mange ledere med at spilde deres bedste timer på ligegyldige statusmøder.
• Ugentlig micro-alignment: Hver fredag skal alle medarbejdere lave et check-in med en kort update, som bliver sendt ud til alle i en fælles update mandag morgen.
• Månedlig all-hands: Her sættes der fokus på hele virksomhedens resultater og udfordringer.
• Kvartalsvis change management: På denne måde sikrer jeg, at der ikke konstant dumpes nye projekter i hovedet på de ansatte og derfor ingen vegne kommer med de vigtigste opgaver. Brug gerne OKRs og definér præcis hvilke dage der brainstormes nye projekter, sættes nye mål, hvornår I skifter til eksekveringsmode, etc.

I mine ti år som leder i Clerk.io, har en fast defineret arbejdsrytme for virksomheden haft den - uden sammenligning - største positive indflydelse på virksomheden - både i forhold til produktivitet, kultur og arbejdsglæde.

Den rigtige arbejdsrytme er forskellig fra virksomhed til virksomhed. Mit råd er, at du og dine co-founders får defineret jeres virksomheds arbejdsrytme og derefter kun ansætter folk, der passer ind i den.

4. Ansæt “leaders of one”

I en early-stage startup har du hurtigt brug for selvstændige mennesker, der kan tænke og arbejde uden din konstante involvering.

Du kan her slå to fluer med ét smæk, hvis du har gode ‘leaders of one’ - altså om de er gode til at lede sig selv.

Ansætter du for mange, der kontinuerligt forventer meget hjælp, drukner du hurtigt dig selv og det ender med at blive en større byrde end hjælp.

Testen er egentlig ret simpel: Hvor ofte gør de det, de siger, de gør?

Der kan være mange undskyldninger for ikke at ramme deadlines og mål - nogle bedre end andre.

Men de bedste ansættelser jeg har lavet, er dem, der har et realistisk - og ambitiøst - forhold til egne evner og kontinuerligt demonstrerer, at de er proaktive når enten deadlines og/eller mål ikke overholdes. 

Med andre ord: Er det dig, der skal opdage det, er vedkommende ikke en god ‘leader of one’.

Til gengæld oplever jeg, at dem der er gode til at lede sig selv, også er gode til at lede andre. Faktisk har jeg aldrig oplevet, at en god ‘leader of one’ ikke lykkes med at være en god leder for andre.

En væsentlig ting her er dog, at når du ansætter gode ‘leaders of one’ med henblik på at gøre dem til ledere senere hen, må du ikke bruge det i ansættelsen. De skal tage det pågældende job fordi det er spændende og ikke fordi du potentielt lover noget i fremtiden. Det går altid galt.

5. Ansæt internt (og til nøds eksternt)

Til slut har jeg en dårlig og en god nyhed til dig:

• Den dårlige: Det er svært at finde gode ledere til early-stage startups - og stensikkert sværere end du tror.
• Den gode: Har du gjort dit forarbejde godt (step 1-4), kan du nemt ansætte internt.

En god læresætning (og meget kliché) er: ‘Ansvar er ikke noget, man har, det er noget, man tager’ - men for pokker hvor er det rigtigt.

Forfrem dem der går forrest, tager ansvar og gør dit liv lettere.

Hvis nogle siger, de ikke kan lede uden en titel, skal de have det røde kort med det samme. Sorry to say, men det kan en early-stage startup ikke tåle.

Nogle gange er der ikke en åbenlys profil at forfremme. Her har jeg haft stor succes med at spørge åbent i teamet og virksomheden, om nogle kunne tænke sig at prøve.

… og først hvis du ikke finder nogle gode kandidater her, skal du ansætte eksternt.

Har vedkommende ikke været leder før, kan du med fordel gøre det klart, at det er ‘noget vi prøver af’. Det skyldes to ting:

1. Ved at tage det værste pres, kan vedkommende slappe mere af i rollen. Min erfaring er, at når det sker, har de nemmere ved at gøre det godt.
2. Men vigtigst af alt: Du skal ikke risikere at miste en god medarbejder, fordi enten du eller vedkommende ser det som den eneste vej ud af eksperimentet.

Jeg har haft god erfaring med at give titlen ‘Team Lead for X’ og ikke mere fancy end det.

Gør det klart for vedkommende og teamet, at vi prøver det af, og at det er ok, hvis det ikke spiller af den ene eller anden årsag - ledelse er og skal ikke være for alle. Nogle trives naturligt i det, andre hader det.

Giv dem så et kvartal (eller hvad der passer ind i jeres arbejdsrytme) og evaluér dem ugentligt i den første måned, hver 14 dag i næste og månedligt herfra. 

Evalueringen skal bestå af følgende elementer:

• Din direkte feedback: Fungerer de som en god leder for dig?
• Deres resultater: Ledelse er at skabe resultater gennem andre.
• Teamets anonyme feedback: Opsæt før forfremmelsen (eller ansættelsen) en række spørgsmål, du ønsker, at teamet skal evaluere lederen på. Dette bruges aktivt i forventningsafstemningen med den nye leder fra start.

Det var mine fem hard-won erfaringer fra de seneste ti år med Clerk.io, der forhåbentligt øger din sandsynlighed for at sætte det rigtige ledelsesteam i din early-stage startup.

Måske det kan lyde af meget arbejde, men tro mig, når jeg siger, at det er peanuts sammenlignet med det arbejde der ligger foran dig, hvis du ikke har ansat den rigtige leder og skal rydde op bagefter - jeg har selv været der flere gange.

God fornøjelse, jeg hepper på dig! 💪